Digitalisierung
Akten und Ordner digitalisieren – mit documentus
Die Digitalisierung Ihrer Dokumente ist unabhängig von der Größe und Branche Ihres Unternehmens ein unerlässlicher Schritt für Ihre Unternehmensdigitalisierung. Als Scandienstleister begleiten wir Sie im Full Service, um Ihre Dokumente digital im geeigneten Format aufzubewahren – schnell, einfach und nach den Vorgaben der DSGVO. Digitalisierung ist dabei mehr als das bloße Einscannen von Dokumenten: Sie ist die Grundlage für eine revisionssichere, GoBD-konforme digitale Archivierung und langfristig der Schlüssel zur papierlosen Verwaltung.
Profitieren Sie vom Wandel der Digitalisierung und ersetzen Sie Ihre Papierdokumente durch digitale Varianten, die Sie und Ihr Personal binnen Sekunden aufrufen und nutzen können. Wie unkompliziert Sie auf ein digitales Dokumentenmanagement umstellen können, zeigen Ihnen unsere Experten und Expertinnen von documentus, Ihrem erfahrenen Dienstleister in der Digitalsierung, gerne bei einer persönlichen Erstberatung auf.
Digitalisierung, Aktenlagerung und Archivierung – was ist das?
Die drei Begriffe werden häufig gleichgesetzt – dabei bezeichnen sie unterschiedliche Stufen eines Prozesses:
- Aktenlagerung ist die physische Aufbewahrung von Papierdokumenten in gesicherten Räumen. Sie ist der Ausgangspunkt, aber kein Endziel.
- Digitalisierung ist die Umwandlung physischer Dokumente in digitale Formate – vom einfachen Scan bis hin zu KI-gestütztem Auslesen von Inhalten. documentus bietet hier den vollen Serviceprozess.
- Digitale Archivierung ist der nächste Schritt: die revisionssichere, GoBD-konforme Langzeitspeicherung der digitalisierten Dokumente – mit lückenloser Protokollierung, Zugriffsschutz und automatischer Fristenverwaltung.
documentus begleitet Sie auf allen drei Stufen – und sorgt dafür, dass am Ende Ihrer Digitalisierungsreise ein vollständig gesetzeskonformes Archiv steht.
Digitalisierung Ihrer Dokumente – einfach und sicher
Die Dokumentendigitalisierung gehört zu den wichtigsten Trends der modernen Wirtschaftswelt. Mit der Digitalisierung Ihrer Dokumente nutzt auch Ihr Unternehmen wesentliche Vorteile, durch die Sie betrieblich besser auf die Zukunft vorbereitet sind. Diese Vorteile sind u. a.:
- Nach einer Aktendigitalisierung lassen sich sämtliche Inhalte schnell in elektronischer Form abrufen, was die Nutzung der Informationen im Arbeitsalltag beschleunigt.
- Während Akten und Ordner in Papierform diversen Sicherheitsrisiken wie Brand oder Diebstahl ausgesetzt sind, leisten Sie mit der digitalen Form einen immensen Beitrag für die Datensicherheit.
- Das elektronische Format sorgt dafür, dass Sie natürliche Ressourcen schonen und Ihren betrieblichen Beitrag zur Nachhaltigkeit leisten.
- Durch das papierlose Dokumentenmanagement zeigen Sie, dass Ihr Unternehmen mit der Zeit geht und daran interessiert ist, seine Ressourcen in Service und Verwaltung optimal zu nutzen.
Eine professionelle Digitalisierungsstrategie ist der beste Ansatz, um Ihre Dokumente systematisch zu scannen und mit einer durchdachten Ordnerstruktur zu speichern. Unser Team von documentus hilft Ihnen bei der Entwicklung dieser Strategie, führt als Scandienstleister alle gewünschten Scans durch und bleibt Ihr verlässlicher Partner für die digitale Transformation.
Schaffen Sie Raum und erweitern Sie Ihre Kapazitäten. Verwalten Sie Ihre Informationen mit uns, unabhängig von Raum und Zeit:
Welche Dokumente lassen sich digitalisieren?
Grundsätzlich ist das elektronische Dokumentenmanagement für alle Aktenarten geeignet. Als Scandienstleister mit über 20 Jahren Erfahrungen führen wir eine Aktendigitalisierung regelmäßig in diesen Bereichen durch:
- Personalakten
- Rechnungen & Quittungen
- Kontoauszüge
- Verträge aller Art
- Pläne und Fotografien
Mit unserem Service „Scan on Demand“ scannen wir Dokumente für Ihr Unternehmen bedarfsgerecht nach Ihren Bedürfnissen und speichern sie im gewünschten Format ab. Sprechen Sie mit uns als Scandienstleister ab, welche digitale Datenerfassung und Aktenaufbewahrung prioritär stattfinden soll. Das Scannen selbst erfolgt mit unseren modernen Hochleistungsscannern einfach und automatisch.
Rechtliche Sicherheit für digitale Akten und Ordner gewinnen
Die Vorgaben der DSGVO sowie für eine rechtssichere und GoBD-konforme Lagerung von Dokumenten in einer sicheren Cloud sind strikt. Ihr Unternehmen hat diese datenschutzrechtlichen Vorgaben einzuhalten, selbst wenn Sie die digitale Transformation bislang vernachlässigt und die Chancen der Digitalisierung Ihrer Akten nicht genutzt haben.
Eine Vernachlässigung dieser Pflichten kann zu empfindlichen Bußgeldern und einem Imageverlust für Ihr Unternehmen führen. Als Scandienstleister führen wir die sogenannten „dokumentierten und nachweisbaren Bearbeitungsschritte“ gemäß der Norm TR RESISCAN beim Scannen und Archivieren Ihrer Unterlagen durch. Dies gibt Ihnen maximale Rechtssicherheit von der Datenerfassung und digitalen Archivierung bis zur Entsorgung Ihrer Akten in Papierform.
Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMS) bei der Digitalisierung
Die DSGVO verlangt, dass beim Umgang mit personenbezogenen Daten geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOMS) nachgewiesen werden. Bei documentus sind diese fest in unsere Digitalisierungsprozesse integriert:
- Sichere Übertragung gescannter Dokumente per verschlüsselter Verbindung
- Zugriffsschutz und rollenbasierte Berechtigungen im digitalen Archiv
- Lückenlose Protokollierung aller Scan-, Speicher- und Löschvorgänge
- Zertifizierte Vernichtung der Originaldokumente nach dem Scan gemäß ISO 21964 – auf Wunsch mit Vernichtungsprotokoll
So erfüllen Sie nicht nur die Anforderungen der DSGVO, sondern können dies gegenüber Behörden und Datenschutzbeauftragten auch lückenlos dokumentieren.
Was passiert mit den Originaldokumenten nach der Digitalisierung?
Nach dem Scannen stellt sich die Frage: Was geschieht mit den physischen Originalen? documentus bietet hier eine vollständige Lösung – von der weiteren Lagerung bis zur zertifizierten Vernichtung:
- Weiterlagern: Müssen Originale aus rechtlichen Gründen physisch vorgehalten werden, lagern wir diese weiterhin sicher in unseren Archivzentren.
- Vernichten nach ISO 21964: Sobald die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist oder die digitale Version alle rechtlichen Anforderungen erfüllt, vernichten wir die Originale datenschutzkonform. Sie erhalten ein Vernichtungsprotokoll als Nachweis.
- Recycling statt Verbrennung: Das anfallende Altpapier wird vollständig in Deutschland verarbeitet – im Sinne der gesetzlichen Abfallhierarchie (Recycling vor sonstiger Verwertung) und als Grundlage unserer Partnerschaft mit dem WWF.
Damit schließt sich der Kreislauf: von der physischen Akte über die Digitalisierung zur revisionssicheren Archivierung – und am Ende zur umweltgerechten Vernichtung.
Fristen für die Lagerung Ihrer Geschäftsdokumente
Ob digital oder in physischer Form – für diverse Arten von Dokumenten und Unterlagen gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Für Ihre gescannten Dokumente in einer sicheren Cloud haben Sie die Gewissheit, diese Fristen einzuhalten und auf Wunsch nach Ablauf der Fristen automatisch eine Löschung vorzunehmen.
In einem speziellen Bereich haben wir alles Wissenswerte zu den Aufbewahrungsfristen von Akten für Sie zusammengefasst. Anhand unserer Tabelle finden Sie schnell heraus, wie lange eine Aufbewahrung digital oder traditionell zu erfolgen hat. Sollten Ihnen hier Informationen fehlen, kommen Sie bitte direkt auf uns als erfahrenen Scandienstleister zu.
documentus – Ihr Scandienstleister für Dokumente aller Art
Sie sind an einer zeitgemäßen und digitalen Aktenarchivierung interessiert? Sie möchten für Ihr Unternehmen die Chancen der digitalen Transformation nutzen und eine papierlose Archivierung einführen? Wir von documentus begleiten Sie als Scandienstleister mit langjähriger Erfahrung und individuellen Lösungsstrategien.
Wir richten eine sichere Cloud für Ihr Unternehmen ein, scannen als technisch umfassend ausgestatteter Scandienstleister alle relevanten Dokumente und sorgen dafür, dass alle gesetzlichen Vorgaben in puncto Datenschutz eingehalten werden, wenn Sie Akten vernichten.
Rüsten Sie sich für die papierlose Zukunft der Digitalisierung: Kommen Sie noch heute auf uns zu, um die Digitalisierung von Archiv und Verwaltung voranzutreiben. Wir entwickeln passgenau dimensionierte und preisbewusste Lösungen für Ihr Unternehmen – abgestimmt auf Ihre Branche und Ihr Budget!
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