Die deutsche Bürokratie ist legendär. Grund genug, umständliche Vorschriften abzuschaffen oder zu verändern, um Unternehmen durch einen Bürokratieabbau das Leben leichter zu machen. Deshalb hat die Regierung im August 2023 das vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) auf den Weg gebracht. Wir geben Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Änderungen und deren Auswirkungen.

Inhaltsverzeichnis

1. Das Wichtigste in Kürze
2. Verkürzte Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege
3. Auswirkungen auf die Erstellung von Jahresabschlüssen
4. Aufbewahrungspflichten für Handelsbücher und Jahresabschlüsse
5. Fazit: Nutzen der verkürzten Aufbewahrungsfristen fraglich

Verkürzte Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege

Neben der Förderung von voll digitalisierten Prozessen, einer Vereinfachung von Melde- und Informationspflichten sowie weiteren Maßnahmen zur Verminderung des Verwaltungsaufwandes soll das BEG IV auch eine Verkürzung der Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege von bisher zehn auf zukünftig nur noch acht Jahre enthalten. 

Die Änderung soll nicht nur ab Inkrafttreten des neuen Gesetzes für alle Belege, sondern auch rückwirkend für alle bereits ausgestellten und empfangenen Rechnungen und Quittungen gelten. Wann das Gesetz im Bundestag verabschiedet wird und in Kraft tritt, ist bisher noch nicht bekannt.

Auswirkungen auf die Erstellung von Jahresabschlüssen

Die Neuregelung der Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege wirkt sich indirekt auch auf die Erstellung von Jahresabschlüssen aus: Da es sich bei der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen um eine öffentlich-rechtliche Verpflichtung handelt, sind die dafür entstehenden Kosten in Form einer Rückstellung beim Aufstellen von Bilanzen und Jahresabschlüssen zu berücksichtigen.

Die Berechnung der Aufbewahrungskosten für Geschäftsunterlagen kann sowohl individuell als auch pauschaliert erfolgen. Bei einer Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren werden die jährlichen Aufbewahrungskosten mit dem Faktor 5,5 ermittelt. Bei einer Aufbewahrungsfrist von nur noch acht Jahren würde sich dieser auf 4,5 verringern.

Aufbewahrungspflichten für Handelsbücher und Jahresabschlüsse

Im Gegensatz zu Buchungsbelegen werden im Gesetzesentwurf des BEG IV die Aufbewahrungsfristen von Handelsbüchern, Inventaren und Jahresabschlüssen nicht verkürzt, betragen also weiterhin zehn Jahre. In der Praxis wurden sie jedoch in der Regel zusammen aufbewahrt und vernichtet. Entweder müssen Unternehmen also zukünftig ihre Buchungsbelege und sonstige Unterlagen getrennt lagern oder verzichten auf die Vorteile der verkürzten Aufbewahrungspflicht. 

Bewahren Sie die Buchungsbelege trotz verkürzter Fristen länger auf, müssen Sie natürlich trotzdem die Höhe der Rückstellung an die neue Gesetzgebung anpassen. Eventuell kann hier argumentiert werden, dass die Trennung der aufbewahrten Unterlagen nicht oder nur unter erheblichem Aufwand möglich ist und daher ein pauschaler Abschlag von 20 Prozent der Gesamtkosten zulässig sein kann.

Fazit: Nutzen der verkürzten Aufbewahrungsfristen fraglich

Ob die im BEG IV vorgesehenen, verkürzten Aufbewahrungsfristen Unternehmen tatsächlich entlasten oder nur vor neue Herausforderungen stellen werden, bleibt abzuwarten. Auch der Bundesrat begrüßt in seiner Stellungnahme zum Gesetzentwurf zwar die grundsätzliche Idee, empfiehlt als praktikable Lösung aber, die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG) und alle nach §147 AO aufzubewahrenden Unterlagen mit einer Frist von sechs Jahren zu vereinheitlichen.

Bei der Archivierung von Daten fließen Aspekte des Datenschutzes und der Effizienz im Arbeitsalltag zusammen. Dokumente und Informationen sollten jederzeit schnell verfügbar sein, ohne dass dies zulasten der Sicherheit geht. Ein strategischer Ansatz ist für Unternehmen aller Branchen gefragt, um im Zuge der digitalen Archivierung von Daten zeitgemäße technische Möglichkeiten zu nutzen und die Betriebskosten hierdurch positiv zu beeinflussen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, welche Faktoren hierbei eine Rolle spielen.

Inhaltsverzeichnis

1. Das Wichtigste in Kürze
2. Die Rolle der Datenarchivierung in der Kostenoptimierung
3. Kernherausforderungen bei der Datenarchivierung
4. Strategische Vorteile der effektiven Datenarchivierung
5. Praktische Strategien zur effektiven Datenarchivierung
6. Zusammenfassung und Ausblick

Die Rolle der Datenarchivierung in der Kostenoptimierung

Im Zuge der Digitalisierung ist vielen Unternehmen bewusst, dass eine Umstellung des Archivs von Papierform auf digitale Speichermedien sinnvoll ist. Unabhängig vom gefürchteten Aufwand, Akten und Ordner einzuscannen und in ein digitales Format umzuwandeln, wird das tatsächliche Sparpotenzial dieser Entscheidung oft nicht ausreichend wahrgenommen.

Der häufigste Grund: Abläufe in der Archivierung von Akten in Papierform haben sich über Jahrzehnte etabliert, sodass die hiermit verbundenen Kosten gar nicht als Ansatz für eine Reduktion und Optimierung wahrgenommen werden. Hier lohnt ein konkreter Blick auf die tatsächlichen Kostenfaktoren einer Datenarchivierung:

• Miet- und Pachtkosten für Räume, in denen Aktenschränke und Regale stehen und die sonst für andere betriebliche Zwecke genutzt werden könnten
• Kosten für Betriebs- und Verbrauchsmaterial, z. B. Druckerpapier und Ordner, die bei einer papierlosen Büroführung entfallen
• Kosten für Arbeitskräfte, die mit der umfassenden Verwaltung des Archivs betraut sind
• Indirekte Kosten durch ineffiziente Arbeitsprozesse, wenn kein direkter Zugriff auf digitale Informationen möglich ist und nach Papierdokumenten gesucht werden muss
• Kosten für die Absicherung des klassischen Archivs im Sinne der Vorgaben der DSGVO und des BDSG

Kernherausforderungen bei der Datenarchivierung

Alle genannten Faktoren für die Aktenarchivierung sind Unternehmen bewusst. Schnell wird hingegen übersehen, dass die einzelnen Faktoren im Zusammenspiel zum ineffizienten Arbeiten beitragen. Dies gilt explizit in Branchen mit einem regen Kundenkontakt, bei denen regelmäßig bestehende Dokumente angeschaut werden.

Die Umstellung auf eine digitale Lösung zur Datenarchivierung ist der richtige Schritt, jedoch ist die Digitalisierung alleine nicht die goldene Lösung. Bei der Auswahl der Software sind diverse Faktoren zu bedenken, damit effizient gearbeitet werden kann. Hierbei ist es hilfreich, folgende Problemfelder zu beachten:

Hohe Kosten ineffizienter Datenhaltung

Beim Wunsch nach einer zeitgemäßen Lösung zur Dokumentenarchivierung steht der Kostenaspekt bei den meisten Betrieben im Vordergrund. Zwar fallen Investitionskosten für eine Software und die einmalige Digitalisierung des Archivs an und werden als Betriebsausgaben wahrgenommen. Schnell wird übersehen, wie immens der Kostennachteil bei einer ineffizienten Datenhaltung ist.

Ein simples, praktisches Beispiel macht dies deutlich: Eine Kunde oder eine Kundin nimmt telefonisch Kontakt auf und fragt nach Details eines bestehenden Vertrags. Während dieser bei einer digitalen Archivierung binnen weniger Sekunden auf dem Bildschirm erscheint, wird die Suche nach der Information in Papierform einige Minuten benötigen. Dies missfällt nicht nur den Arbeitgebern und Arbeitgeberinnen, die ein effektives Arbeiten ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen voraussetzen. 

Auch im Kundenkreis entsteht der Eindruck einer unprofessionellen Verwaltung. Insbesondere, wenn in heutigen Zeiten immer mehr Betriebe auf digitale Lösungen vertrauen und Wettbewerber und Wettbewerberinnen schneller und somit kundenfreundlicher agieren können. Die hohen Kosten der ineffizienten Datenhaltung können so langfristig mit sinkenden Umsätzen einhergehen.

Komplexität der Datenverwaltung

Unsere Welt ist voller Daten. Mit jedem Auftrag steigt die Menge der Daten und Informationen in Ihrem Unternehmen erheblich. Und setzt einen systematischen Umgang mit allen Informationen voraus, um den Überblick zu behalten. Die steigende Komplexität lässt sich digital mit speziellen Anwendungen und klaren Strukturen einfacher meistern als in einem papierbasierten System, bei dem wortwörtlich der Papierberg immer größer wird.

Es ist offensichtlich: Je mehr Informationen sich ansammeln, umso komplexer und schwieriger wird die Verwaltung dieser Informationen. Wenn Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen spezifische Informationen suchen, müssen sie aufgrund eines fehlenden Datenverwaltungsystems in einer Fülle von Daten danach suchen. Dies ist ein wichtiger Ansatzpunkt für eine gute Archivierungssoftware, die Such- und Filterfunktionen zur Verfügung stellen sollte.

Rechtliche und sicherheitstechnische Bedenken

Ein über die Jahre zunehmend wichtiger Aspekt ist der Datenschutz. Die Vorgaben der DSGVO und des BDSG betreffen Unternehmen aller Branchen und machen einen bewussten Umgang mit personenbezogenen und sensiblen Daten notwendig. Diese in einem klassischen Papierarchiv, ohne gehobene Sicherheitsmaßnahmen unterzubringen, kann schnell zum erheblichen Risikofaktor werden.

Kommt es hier zu einem Verstoß, beispielsweise durch einen Einbruch oder einen unerwarteten Schadensfall, kann dies schnell teuer werden: Je nach Schwere des Verstoßes gegen die DSGVO muss das Unternehmen mit einem Bußgeld von bis zu vier Millionen Euro oder alternativ bis zu 4,0 % des weltweiten Jahresumsatzes rechnen. Selbst kleinere Bußgelder treffen Unternehmen empfindlich, wobei sich die digitale Sicherheit deutlich einfacher gewährleisten lässt.

Strategische Vorteile der effektiven Datenarchivierung

Eine gut umgesetzte Datenarchivierung sorgt für Kosteneinsparungen in Ihrem Unternehmen, da Sie weniger Platz benötigen, um Ihre Daten zu archivieren, und Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen benötigte Informationen schneller finden. Bei der effektiven Datenarchivierung profitieren Sie unter anderem von folgenden Vorteilen:

Optimierung des Speicherbedarfs

Ob analog oder digital, Ihre Daten benötigen Raum. Dieser ist mit großen Schränken und Regalen bei einem Archiv in Papierform deutlich größer als bei einer kompakten Archivierung auf Servern und sonstigen Datenträgern. Der Vorteil liegt nicht alleine in diesen Platzersparnissen, sondern der Flexibilität.

Mit wachsenden Datenmengen wird Ihr Unternehmen mehr Platz für alle neuen Informationen benötigen. Bei einer Software-Lösung ist die flexible Hinzunahme von Serverplatz je nach Paket möglich. Das digitale Archiv wächst so mit – oder schrumpft im Bedarfsfall. Diese „räumliche“ Optimierung führt so automatisch zur bestmöglichen Kostenstruktur.

Verbesserung des Datenzugriffs und der Datennutzung

Oben wurde bereits ein wesentlicher Vorteil der digitalen Archivierung indirekt angesprochen: der beschleunigte Zugriff auf Daten. Mit einem modernen Managementsystem stellen Sie alle benötigten Informationen sekundenschnell zur Verfügung und passen die Rechtevergabe an Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen flexibel an. Diese Verbesserung des Datenzugriffs ist ein wesentlicher Faktor, der die Arbeitszeit in der Datenverwaltung reduziert und sich immens auf den Arbeitsaufwand und die Kosten auswirkt.

Compliance und Risikomanagement

Nicht nur die DSGVO schafft einen rechtlichen Rahmen, wie Unternehmen mit Daten auf Papier und in digitaler Form umgehen sollten. Betriebliche Risiken bestehen auch in Form von schriftlichen Patenten und Industriespionage oder den unerwünschten Einblicken von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen in Dokumente, die nicht für ihre Augen bestimmt sind. All dies lässt sich im Rahmen einer digitalen Lösung mit einer intelligenten und systematischen Zugriffsverwaltung einfacher kontrollieren und lösen.

Praktische Strategien zur effektiven Datenarchivierung

Unsere Analyse zeigt: Die Vorteile einer effektiven digitalen Datenarchivierung überwiegen den Kosten und dem einmaligen Aufwand einer Umstellung auf ein digitales System deutlich. Doch wie lässt sich am einfachsten eine stressfreie Umstellung meistern? Hierzu geben wir Ihnen hilfreiche Empfehlungen:

Bewertung und Kategorisierung von Daten

Zu Beginn jeder Datenarchivierung sollten Sie die vorhandenen Daten bewerten und kategorisieren. Dies sollte nicht nur inhaltlich geschehen, sondern auch anhand von diversen Kriterien. Hierzu gehören Fragen wie: Enthält dieses Dokument sensible Daten? Wer sollte Zugriff auf diese Daten haben? Wie lange müssen wir diese Daten aufbewahren? Wenn Sie Ihre Daten anhand dieser Fragen bewertet haben, können Sie sie im Anschluss leichter digital archivieren.

Auswahl und Implementierung einer Archivierungslösung

Im ersten Schritt gilt es, ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) zu finden, das dem eigenen Bedarf in Größe und Art der Archivierung entspricht. Unser Team von documentus begleitet Sie gerne über diesen gesamten Prozess hinweg und hilft Ihnen, eine Wahl zu treffen, mit der Sie Ihre Kostenstrukturen optimieren. Ein typischer Ablauf des Prozesses sieht so aus.

Automatisierung der Archivierungsprozesse

Sämtliche digital archivierten Inhalte sollten dauerhaft verfügbar, fehlerfrei und uneingeschränkt sicher sein. Dies zu gewährleisten, ist zwar mit einem Aufwand der Überprüfung und eventuellen Anpassung verbunden. Anders als bei einem Archiv in Papierform müssen Sie jedoch nicht von einem zusätzlichen Aufwand für Ihr Personal ausgehen.

Zahlreiche Prozesse der Archivierung und der Verwaltung des Datenbestands lassen sich mit einem modernen DMS automatisiert erledigen. Dies gilt beispielsweise für die Ergänzung fehlender Eingaben, die ein intelligentes System aus bestehenden Verträgen übernehmen können. Ein weiterer Ansatz, um Arbeitsaufwand und somit Kosten zu reduzieren.

Welche Funktionen konkret automatisiert werden können und wo dies für das eigene Unternehmen Sinn ergibt, sollte bereits in der Analysephase des geeigneten DMS einfließen. Wir von documentus begleiten Sie und Ihr Personal bei der Einführung, damit durch Einarbeitungen und Schulungen ein sicherer Einsatz des neuen DMS ab dem ersten Tag möglich wird. Hierbei lernen Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, welche Funktionen automatisiert werden können, um den Arbeitsalltag zukünftig angenehmer zu gestalten.

Regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Archivierungsstrategie

Um eine optimierte Archivierungsstrategie zu verfolgen, ist es wichtig, den bestehenden Umgang mit der digitalen Datenarchivierung regelmäßig zu überprüfen und anzupassen. Denn nur so können Sie mit Ihrem DMS das maximale Einsparpotenzial erreichen.

Zusammenfassung und Ausblick

Mit fortschreitender Digitalisierung wird sich die digitale Datenarchivierung langfristig durchsetzen und klassische Archive in Papierform vollständig verschwinden lassen. Firmen sollten diesen Schritt jedoch nicht als aufwendige Maßnahme verstehen, nur um der DSGVO gerecht zu werden. Das Potenzial der Umstellung auf ein DMS ist immens und bietet vielfältige Ansatzpunkte für die Kostenreduktion. Um diese in vollem Umfang zu nutzen und die Umstellungsphase sicher zu meistern, sollten Sie auf das Team von documentus setzen.

Die Digitalisierung ist der Schlüssel für jedes Unternehmen, um sich erfolgreich in die Zukunft zu bewegen. Mithilfe digitaler Transformation werden analoge Prozesse und Konzepte in den digitalen Raum überführt.

Dies bringt vielfältige Chancen mit sich: Die Steigerung der Effizienz und die Förderung von Innovationen sowie eine verbesserte Kundenbindung sind nur einige Beispiele. Insbesondere bei Firmenauflösungen sorgt eine effiziente Digitalisierung von Unternehmensdokumenten für einen einfachen Ablauf und Übergang.

Mit der Umstellung von Papier auf digitale Formate vereinfachen Sie die Verwaltung, beschleunigen Prozesse und tragen dazu bei, dass Unternehmensdokumente effizienter genutzt werden können. Ein digitalisierter Ansatz erleichtert somit den Abschluss von Unternehmensaktivitäten und schafft Raum für einen erfolgreichen Neubeginn.

Sie wollen in Ihrem Unternehmen jedes Dokument digitalisieren und das möglichst effizient auf Basis einer guten Strategie? Kontaktieren Sie unser Team von documentus unter der 040 2530424-0.

Inhaltsverzeichnis

1. Das Wichtigste in Kürze
2. Der Nutzen der Digitalisierung für Unternehmensdokumente
3. Digitalisierung und Firmenauflösung: Ein strategischer Ansatz
   1. Vereinfachung der Dokumentenverwaltung
   2. Compliance und rechtliche Aspekte
   3. Finanzielle Transparenz und Berichterstattung
4. Chancen der Digitalisierung für einen nahtlosen Übergang
5. Herausforderungen und Lösungsansätze bei der Digitalisierung von Unternehmensdokumenten
6. Fazit und Ausblick auf die Zukunft der Digitalisierung in Unternehmen

Der Nutzen der Digitalisierung für Unternehmensdokumente

Die Digitalisierung von Dokumenten optimiert die Arbeitsabläufe in Firmen durch einen schnellen Zugriff, einfache Suchprozesse und automatisierte Workflows.

Dies steigert die Effizienz, minimiert Fehler und fördert die Zusammenarbeit, da ein standortunabhängiger Austausch ermöglicht wird. Insgesamt spart die Digitalisierung in Ihrem Betrieb jede Menge Zeit und Ressourcen und verbessert die Effizienz der Arbeitsabläufe erheblich.

Digitalisierung und Firmenauflösung: Ein strategischer Ansatz

Die Digitalisierung von Dokumenten vereinfacht den Prozess der Firmenauflösung in vielerlei Hinsicht. Von der Archivierung bis zur rechtlichen Abwicklung können Sie z. B. in einem Insolvenzverfahren viele digitale Maßnahmen ergreifen:

Vereinfachung der Dokumentenverwaltung

Die digitale Verwaltung von Dokumenten bietet Ihrem Betrieb entscheidende Vorteile, darunter die verbesserte Zugänglichkeit durch einen schnellen und standortunabhängigen Dokumentenabruf. Zudem erhöht sie die Sicherheit durch eine verschlüsselte Speicherung und effektive Zugriffskontrollen. Diese Maßnahmen steigern nicht nur die Effizienz und fördern die Zusammenarbeit, sie gewährleisten gleichzeitig einen geschützten Umgang mit sensiblen Unternehmensinformationen.

Compliance und rechtliche Aspekte

Die Digitalisierung spielt eine zentrale Rolle in der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen während der Firmenauflösung. So können Sie z. B. in den folgenden Bereichen tätig werden:

• Digitale Archivierung: Alle relevanten Unternehmensdokumente werden digitalisiert und in einem sicheren System archiviert.
• Automatisierte Compliance-Prozesse: Implementieren Sie automatisierte Workflows zur Überwachung und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
• Zugriffskontrollen und Verschlüsselung: Sorgen Sie für Zugriffskontrollen und eine angemessene Verschlüsselung für den geschützten Umgang mit sensiblen Informationen.
• Schneller Informationszugriff: Ermöglichen Sie einen schnellen und standortunabhängigen Zugriff auf digitale Dokumente.
• Dokumentation und Revisionssicherheit: Schaffen Sie eine digitale Dokumentation mit Revisionssicherheit, um die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen.
• Überwachung und Reporting: Führen Sie Systeme zur Überwachung von Compliance-Aktivitäten und zur Erstellung von aussagekräftigen Berichten ein.

Finanzielle Transparenz und Berichterstattung

Digitale Tools tragen maßgeblich zur Verbesserung der finanziellen Transparenz und der Berichterstattung während der Auflösungsphase bei. So wird beispielsweise durch eine automatisierte Buchführung und digitale Finanzmanagement-Plattformen der Echtzeit-Zugriff auf finanzielle Daten ermöglicht. 

Dies wiederum beschleunigt die Erstellung von Abschlussberichten, minimiert Fehler und bietet einen klaren Überblick über Vermögenswerte und Verbindlichkeiten.

Chancen der Digitalisierung für einen nahtlosen Übergang

Die Digitalisierung bietet Unternehmen in der Auflösungsphase zwei entscheidende Vorteile: Kostenreduktion und Zeiteinsparung. Durch die digitale Archivierung und automatisierte Workflows werden Prozesse erheblich beschleunigt.

Zudem fördert ein standortunabhängiger Zugriff auf digitale Dokumente die Effizienz, während die Reduktion physischer Dokumente Lagerkosten reduziert. Automatisierte Compliance-Tools minimieren außerdem Fehler und erleichtern die Einhaltung rechtlicher Anforderungen.

Herausforderungen und Lösungsansätze bei der Digitalisierung von Unternehmensdokumenten

Die Digitalisierung birgt auch Herausforderungen, die bei einer Firmenauflösung überwunden werden müssen. Häufige Schwierigkeiten sind z. B. die Migration von Papierdokumenten in digitale Formate, Datenschutzbedenken und die Integration neuer Technologien. 

Eine gründliche Planung und Schulung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen hilft z. B., die Akzeptanz neuer digitaler Prozesse zu gewährleisten. Die Zusammenarbeit mit erfahrenen IT-Experten und -Expertinnen sowie die Nutzung von sicheren Archivierungslösungen können wiederum Datenschutzbedenken mindern. 

Durch eine schrittweise Umstellung und eine klare Kommunikation tragen Sie dazu bei, Widerstände zu überwinden und eine reibungslose Digitalisierung für eine erfolgreiche Firmenauflösung zu gewährleisten.

Fazit und Ausblick auf die Zukunft der Digitalisierung in Unternehmen

Die Digitalisierung in Betrieben optimiert nicht nur die Arbeitsabläufe einer Firma, sie erleichtert auch die Firmenauflösung erheblich, verbessert die Dokumentenverwaltung und gewährleistet eine verlässliche Einhaltung von Compliance. Und eines steht fest: In Zukunft werden fortschrittliche Technologien die Digitalisierung weiter vorantreiben, wodurch Unternehmen transformative Vorteile in Sachen Effizienz, Transparenz und Innovation erleben können.

Wenn Sie die Digitalisierung Ihres Betriebs realisieren wollen und eine fachkundige Unterstützung suchen, sind wir von documentus der richtige Ansprechpartner. Kontaktieren Sie uns noch heute für ein unverbindliches Beratungsgespräch!

Die Herausforderung, trotz steigender Betriebskosten wettbewerbsfähig zu bleiben, ist für kleine und mittelständische Unternehmen allgegenwärtig. Der Digitalisierung kommt dabei eine entscheidende Rolle zu, um nicht nur mit dem Markt Schritt zu halten, sondern auch die Effizienz in den Geschäftsprozessen zu steigern.

Im folgenden Beitrag werfen wir einen Blick darauf, wie die Digitalisierung KMUs dabei unterstützen kann, Kosten zu optimieren und gleichzeitig ihre Leistungsfähigkeit zu verbessern.

Sie suchen professionelle Unterstützung im Bereich Digitalisierung für Unternehmen? Wenden Sie sich gerne an unser documentus-Team und rufen Sie uns an unter der 040 2530424-0!

Inhaltsverzeichnis

1. Das Wichtigste in Kürze
2. Platzersparnis durch digitale Aktenführung
3. Vereinfachung der Datenverwaltung in digitalen Systemen
4. Förderung der hybriden Arbeitswelt durch Digitalisierung
5. Zeitersparnis durch effiziente digitale Prozesse

Platzersparnis durch digitale Aktenführung

Die Umstellung auf digitale Dokumente revolutioniert nicht nur die Arbeitsweise, sondern sorgt  auch für mehr physischen Raum. Durch den Verzicht auf voluminöse Papierarchive können Sie wertvolle Büroflächen schaffen, die für produktivere Zwecke genutzt werden können.

Diese Raumoptimierung sorgt nicht nur für eine organisierte Arbeitsumgebung, sondern auch eine direkte Senkung der Mietkosten, indem Sie auf weniger Fläche angewiesen sind. KMUs steigern so nicht nur die betriebliche Effizienz, sondern können auch ihre finanziellen Ressourcen zugleich effizienter für strategische Unternehmensziele einsetzen.

Vereinfachung der Datenverwaltung in digitalen Systemen

Die Vereinfachung der Datenverwaltung durch digitale Lösungen bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich:

• Schneller Zugriff auf Informationen: Die Digitalisierung ermöglicht einen blitzschnellen Zugriff auf relevante Daten. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen können mühelos auf Informationen zugreifen, was die Effizienz steigert und die Reaktionszeiten verkürzt.
• Verbesserte Datenintegrität: Digitale Systeme gewährleisten eine höhere Datenintegrität durch automatisierte Validierung und Versionierung. Dies minimiert Fehlerquellen und sorgt für konsistente und zuverlässige Daten.
• Effiziente Such- und Filterfunktionen: Dank fortschrittlicher Such- und Filtermöglichkeiten wird das Auffinden spezifischer Informationen erleichtert. Dies spart Zeit und fördert eine präzise Datenanalyse.
• Revisionssicherheit und Nachverfolgbarkeit: Digitale Datenverwaltungssysteme bieten eine lückenlose Revisionssicherheit und Nachverfolgbarkeit von Änderungen. Das ist besonders wichtig für Compliance-Anforderungen und interne Kontrollmechanismen.
• Platzersparnis und Umweltfreundlichkeit: Durch die Reduzierung von Papierdokumenten entsteht nicht nur mehr Platz im Büro, sondern es wird auch ein Beitrag zur Nachhaltigkeit geleistet. Dies fördert die Umweltfreundlichkeit und trägt zu einem modernen Unternehmensimage bei.

Förderung der hybriden Arbeitswelt durch Digitalisierung

Digitale Akten unterstützen darüber hinaus maßgeblich die Flexibilität des mobilen Arbeitens und hybride Arbeitsmodelle. Die Möglichkeit, von jedem Ort aus auf Informationen zuzugreifen, fördert die Mobilität der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen.

Echtzeit-Kollaborationen und eine sichere Datenübertragung gewährleisten zudem eine effektive Zusammenarbeit, unabhängig vom physischen Standort. Diese Flexibilität unterstützt eine gesunde Work-Life-Balance und steigert die Effizienz von Kollaborationen.

Zeitersparnis durch effiziente digitale Prozesse

Wie die Automatisierung von Arbeitsabläufen Unternehmen Zeit spart und für mehr Effizienz sorgt, hat eine Studie des Marktforschungsinstituts YouGov gezeigt. Allein durch die Automatisierung der Marketingprozesse wurden pro Woche durchschnittlich drei Stunden Arbeitszeit eingespart:

Digitale Dokumentenmanagement-Systeme können Arbeitsabläufe durch effiziente Automatisierung revolutionieren, was zu erheblichen Zeitersparnissen führt. Diese Systeme ermöglichen die nahtlose Erfassung, Organisation und Verwaltung von Dokumenten in Echtzeit.

Durch automatisierte Workflows wird der Genehmigungsprozess beschleunigt, viele manuelle Aufgaben entfallen und die Fehleranfälligkeit wird minimiert. Die gewonnene Zeit kann nun für wertschöpfende Tätigkeiten genutzt werden, was die Produktivität steigert und Raum für kreatives Denken schafft. Die Digitalisierung von Dokumenten trägt somit nicht nur zur Effizienzsteigerung bei, sondern fördert auch eine fokussierte Ausrichtung auf strategische Unternehmensziele.

Sie suchen nach einer fachkundigen Unterstützung im Bereich digitaler Dokumentenverwaltung? Verwalten Sie Ihre Akten mit documentus, Ihrem Ansprechpartner für eine effiziente Digitalisierungsstrategie.

Die digitale Wende hat zahlreiche Dienstleistungen und auch Verwaltungsaufgaben entscheidend verändert. Wenngleich zahlreiche Vorteile mit der Aktendigitalisierung einhergehen, so gibt es insbesondere für im Verwaltungswesen angestellte Personen einiges zu beachten. Wir von documentus unterstützen Unternehmen und öffentlich-rechtliche Dienstleister und Dienstleisterinnen dabei, Akten zu digitalisieren und professionell zu verwalten. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, welche Vorteile Sie genießen, wenn Sie Akten digitalisieren.

Inhaltsverzeichnis

1. Das Wichtigste in Kürze
2. Herausforderungen im Umgang mit Papierakten
3. Was versteht man unter einer elektronischen Akte (E-Akte)?
4. Die Transformation zur digitalen Verwaltung
5. Vorteile der E-Akte für effiziente Verwaltungsprozesse
6. Einfluss der Digitalisierung auf das Personalmanagement
7. Rechtliche Aspekte der E-Aktenführung
8. Praktische Umsetzung der Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung
9. Fazit und Ausblick

Herausforderungen im Umgang mit Papierakten

Berge von Papierakten und ein unflexibles System zur Aufbewahrung haben den Arbeitsbereich der öffentlichen Verwaltung zu einer organisatorischen Herausforderung gemacht. In Anbetracht immer weiterer, neu hinzukommender Daten ist die Logistik von einem hohen zeitlichen, aber auch räumlichen Aufwand geprägt. Aktenräume, ganze Räumlichkeiten und nicht selten auch gesamte Stockwerke wurden der Aufbewahrung und Organisation von Papierakten gewidmet. Trotz umfassender Sicherheitsmaßnahmen sind auch Schäden an Papierakten nie gänzlich auszuschließen und so konnte bereits ein Rohrbruch Jahrzehnte an in Akten gesicherten Daten unleserlich machen.

Was versteht man unter einer elektronischen Akte (E-Akte)?

Oftmals werden die Begriffe „digitale Akte“ und „elektronische Akte“ synonym genutzt. Das elektronische Netzwerk bildet quasi die Basis für das Erstellen einer digitalisierten Akte. Eine elektronische Akte ist daher eine Datensammlung, welche sich auf einem elektronischen Gerät befindet und nicht bloß in Papierform vorliegt. Mithilfe von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) werden Akten auf unterschiedlichen Geräten gespeichert, bearbeitet und bei Bedarf auch geteilt.

Sowohl elektronische Hardware als auch die passende Software sind entscheidende Aspekte für die Umsetzung von „Verwaltung 4.0“. Gemäß der Definition des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz handelt es sich hierbei um die technische Integration von cyberphysischen Systemen sowie die Nutzung des Internets im Rahmen verwaltungsbezogener Aufgaben. Ob eine digitale Akte als Abbild des Papierstücks angefertigt oder variabel gestaltet wird, lässt sich je nach Bedarf entscheiden.

Die Transformation zur digitalen Verwaltung

Als der erste Computer am 29. Oktober 1969 online ging, konnten wohl nur die wenigsten erahnen, welche bahnbrechenden Veränderungen das Internet in so kurzer Zeit bringen würde. Selbstverständlich hat die digitale Wende mit dem „Internet der Dinge“ auch in der öffentlichen Verwaltung längst Einzug gehalten. Ein Blick zurück zeigt, dass es eigentlich noch gar nicht so lange her ist, dass die ersten Verwaltungscomputer mit dem World Wide Web verbunden wurden:

Vorteile der E-Akte für effiziente Verwaltungsprozesse

Die E-Akte bietet zahlreiche Vorteile sowohl für Endnutzer und -nutzerinnen, als auch für das Verwaltungspersonal. Anstatt mühsam Aktenkisten zu durchsuchen, kann die gewünschte Akte in einem benutzerfreundlichen DMS integriert und so bei Bedarf innerhalb von Sekunden und mit nur ein paar Klicks gefunden werden. Praktischerweise lässt sich auch der Inhalt rasch nach Stichwörtern durchsuchen, sodass Sie schneller den relevanten Akteninhalt finden. Neben der Arbeitserleichterung sind unter anderem folgende Vorteile zu erwähnen:

• Kosteneffizienz
• Zeiteffizienz
• Flexiblere Workflows dank schneller Aktualisierbarkeit
• Hohe Sicherheitsstandards bei adäquater Administration

Einfluss der Digitalisierung auf das Personalmanagement

Eine digitale Aktenführung hat maßgebliche Einflüsse auf das Personalmanagement. So können neben der Zeitabrechnung auch Arbeitspläne, Berufszeugnisse, Urkunden und Verträge digital mit den betroffenen Parteien geteilt und kommuniziert werden. Dadurch ergibt sich eine Vielzahl an Möglichkeiten, die letzten Endes auch ökonomische Vorzüge bedeuten. Des Weiteren ermöglicht das digitalisierte Personalmanagement einen umfangreichen Einblick für Beschäftigte, sodass etwaige Unklarheiten zeitnah aufgeklärt werden können.

Eine Fallstudie des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO am Beispiel des Foto-Dienstleisters CEWE zeigt, dass die Digitalisierung mit der zielgerichteten Umsetzung von Digitalisierungsmaßnahmen im Personalmanagement auch die Arbeitnehmerzufriedenheit fördert. CTO Reiner Fageth nennt vor allem Transparenz als entscheidenden Faktor für ein engagiertes Mitwirken von Angestellten.

Rechtliche Aspekte der E-Aktenführung

Der stetig zunehmende Einfluss des Internets und damit neu einhergehende Berufsbilder aber auch Gefahren machen eine flexible Gesetzgebung notwendig. Daher ist es wenig überraschend, dass insbesondere in jüngster Vergangenheit zahlreiche neue Gesetzesentwürfe das Bild vom Internet als nahezu rechtsfreien Raum zu korrigieren wünschen. In Anbetracht der Natur des WWW zeigt sich außerdem, dass eine internationale Kooperation auf zumindest EU-Ebene unerlässlich ist, um Datenschutz auch im Rahmen der Nutzung von digitalen Akten langfristig zu integrieren. Hier seien unter anderem genannt:

• Gesetz zur Einführung der elektronischen Akte und zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs
• E-Government-Gesetz (EGovG)
• EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Praktische Umsetzung der Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung

Bevor eine Integration digitaler Akten erfolgt, ist eine entsprechende Vorbereitung notwendig. An erster Stelle stehen hierbei ein detaillierter Plan sowie die Ernennung eines entsprechenden Teams mit jeweiligen Zuständigkeiten.

Fazit und Ausblick

Gerade in der öffentlichen Verwaltung ist Verlässlichkeit gefragt, denn schließlich sollten sich Mitbürger und Mitbürgerinnen vertrauensvoll vertreten fühlen. Bereits das Heraussuchen der relevanten Schriftstücke kann bei einer großen Menge an Papierakten durchaus eine Herausforderung darstellen.

Mit der Digitalisierung gehen zahlreiche Vorteile für die Verwaltung einher. Bei der Adaption der Prozesse sind auch rechtliche Aspekte, IT-Sicherheit und entsprechende Schulungen designierter Verwaltungsmitarbeiter und -mitarbeiterinnen entscheidend. Sie wünschen sich professionelle Unterstützung bei der Digitalisierung von Akten? Wir von documentus beraten Sie zuverlässig zu den Themen Digitalisierung, Aktenlagerung, Aktenvernichtung, Aktensicherheit und Aktenmanagement.

Im Laufe des Lebens sammeln sich immer mehr Unterlagen an. Viele davon können Sie Laufe der Jahre vernichten. Andere hingegen sollten Sie ein Leben lang aufbewahren. Wir informieren Sie über die wichtigsten gesetzlichen Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen von Akten und Unterlagen.

Gerne beantworten wir Ihre Fragen zur rechtssicheren Aktenaufbewahrung und zur professionellen Aktenvernichtung auch persönlich. Unser Team von documentus erreichen Sie unter der +49 40 2530424-0.

Das Wichtigste in Kürze

• Für Buchführungsunterlagen bis 2012 gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren und für andere Dokumente bis 2016 eine Frist von 6 Jahren.
• Die Sicherheitsstufen nach DIN 66399 sorgen für eine sichere Datenträgerentsorgung.
• Elektronisch gespeicherte Steuerunterlagen müssen mit der neuen Regelung ab 1. Januar 2020 5 Jahre nach einem Systemwechsel aufbewahrt werden.

Unterlagen bis 2012 und 2016 Aufbewahrungsfristen: Diese Dokumente dürfen Sie 2023 vernichten

Für die meisten Buchführungsunterlagen gilt eine 10-jährige Frist zur Aufbewahrung. Folgende Dokumente, die aus 2012 oder älter sind, können somit 2023 entsorgt werden:

• Bücher und Aufzeichnungen
• Jahresabschlüsse
• Inventare
• Lageberichte
• Eröffnungsbilanz samt erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
• Buchungsbelege
• Rechnungen
• Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind (ATLAS), sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet haben.

Andere Dokumente können bereits nach 6 Jahren vernichtet werden. Dies betrifft folgende Papiere und Belege, wenn sie aus dem Jahr 2016 oder älter sind:

• Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
• Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
• Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Die jeweilige Aufbewahrungsfrist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt wurde, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurde, der Buchungsbeleg entstanden ist, sowie für Aufzeichnungen oder sonstige Unterlagen.

Bürokratieentlastungsgesetz III: verkürzte Aufbewahrungsfristen noch nicht relevant

Durch das Bürokratieentlastungsgesetz III (BEG III) soll die Belastung, insbesondere der mittelständischen Wirtschaft, eingedämmt werden. Leider wurde ein Großteil der Maßnahmen bisher seitens der Regierung nicht umgesetzt, weshalb es bisher wenig Sinn macht, sich darauf zu berufen.

Aktuell sind Unternehmen verpflichtet, das zuvor genutzte Datenverarbeitungssystem mindestens 10 Jahre lang aufzubewahren. Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz III soll diese Aufbewahrungsfrist auf 5 Jahre verkürzt werden, vorausgesetzt, es wird ein Datenträger mit den gespeicherten Steuerunterlagen aufbewahrt. 

Diese Änderung zielt darauf ab, die bürokratischen Anforderungen zu verringern und den Unternehmen mehr Flexibilität im Umgang mit ihren Datenverarbeitungssystemen zu ermöglichen.

EU-Datenschutzgrundverordnung seit Mai 2018 (DSGVO)

Gemäß der Einführung der DSGVO gelten bei der sicheren Entsorgung von Datenträgern, insbesondere Akten, die Sicherheitsstufen nach DIN 66399. Diese Stufen legen fest, wie klein die Datenträger zerkleinert werden müssen, damit ihre Entsorgung als rechtssicher gilt. Die Sicherheitsstufe definiert somit die maximale Größe der Partikel nach der Vernichtung, die ein Büroschredder oder Aktenvernichter erreichen muss. 

Im Falle von Akten mit personenbezogenen Daten schreibt die DSGVO vor, dass sie mindestens unter Sicherheitsstufe 3 vernichtet werden müssen. Dies betrifft beispielsweise Personaldaten oder Bewerbungsunterlagen. In einigen Fällen kann auch Sicherheitsstufe 4 erforderlich sein, zum Beispiel für Patientendaten oder Kanzleiakten. 

Im Streifenschnitt sind auf Stufe 3 maximal 2 mm Streifenbreite erlaubt. Beim Partikelschnitt dürfen die Partikel max. 4 mm breit auf max. 60 mm lang sein (entspricht 240 mm² Partikelfläche).

Aufbewahrungsfrist bei Archivierung von elektronisch gespeicherten Steuerunterlagen

Die Fristen für elektronisch gespeicherte Steuerunterlagen haben sich mit der aktuellen Regelung geändert. Grundsätzlich müssen elektronisch erhaltene oder erstellte Unterlagen für zehn Jahre unveränderbar und jederzeit lesbar revisionssicher archiviert werden. Dies gilt weiterhin.

Die wesentliche Änderung betrifft die Aufbewahrungsfrist bei einem Wechsel des Datenverarbeitungssystems oder einer Datenauslagerung. Früher galt hier eine längere Aufbewahrungsfrist. Jetzt genügt es, wenn ein Datenträger mit den gespeicherten Steuerunterlagen noch fünf Jahre nach einem Systemwechsel oder einer Datenauslagerung aufbewahrt wird.

Diese Neuregelung ist ab dem 1. Januar 2020 gültig und bringt eine gewisse Erleichterung in Bezug auf die Dauer der Aufbewahrung von elektronischen Steuerunterlagen nach einem Systemwechsel oder einer Datenauslagerung.

Neuerung zum 1.1.2023: Verlagerung der Buchführung

Eine Neuerung zum 1. Januar 2023 betrifft die Verlagerung der Buchführung gemäß dem „Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2021/514 des Rates vom 22.3.2021 zur Änderung der Richtlinie 2011/16/EU über die Zusammenarbeit der Verwaltungsbehörden im Bereich der Besteuerung und zur Modernisierung des Steuerverfahrensrechts„. 

Durch die Änderung von § 146 Abs. 2a und 2b AO erhält der bzw. die Steuerpflichtige die Möglichkeit, seine bzw. ihre Buchführung auf mehrere Mitgliedstaaten oder Drittstaaten zu verlagern. Damit wird eine Anpassung an moderne, international ausgerichtete Geschäftspraktiken vorgenommen.

Besondere Unterlagen sollten ein Leben lang aufbewahrt werden

Es ist von entscheidender Bedeutung, bestimmte Unterlagen lebenslang aufzubewahren, da sie Schlüsseldokumente für Abstammung, Identität und finanzielle Historie darstellen. 

Dazu gehören insbesondere:

Identitätsnachweise:

• Geburts- oder Adoptionsurkunden
• Heiratsurkunden oder Scheidungsbeschlüsse
• Gültige Ausweisdokumente wie Personalausweis oder Reisepass
• Namensänderungsurkunden, Erbscheine
• Sozialversicherungsausweis

Finanzielle Unterlagen:

• Kaufverträge, Kreditunterlagen, Grundbuchauszüge zu Immobilien
• Belege zu größeren Anschaffungen wie Autos oder Uhren
• Sparbücher, Aktien, Wertpapiere in Papierform, Lebensversicherungspolicen
• Zeugnisse: Studienabschluss, Gesellenbrief, Meisterbrief, relevante Arbeitszeugnisse und Empfehlungen
• Gerichtsurteile und Vollstreckungsbescheide (30 Jahre aufbewahren)

Gesundheitsbezogene Unterlagen:

• Patientenverfügungen
• Unterlagen zu Aufenthalten in geschlossenen Einrichtungen
• Ärztliche Unterlagen je nach Relevanz

Altersversorgungsdokumente:

• Arbeitsverträge
• Meldungen zur Sozialversicherung
• Nachweise über Zeiten der Erwerbslosigkeit

In diesem Artikel stellen wir Ihnen die Schutzklassen nach DIN 66399 für eine sichere Aktenvernichtung vor. Von Klasse 1 bis 3 bieten sie klare Standards zum Schutz sensibler Informationen. Erfahren Sie, wie diese Klassifizierung die Sicherheit Ihrer Daten gewährleistet und warum die Auswahl der richtigen Schutzklasse von entscheidender Bedeutung ist.

Sie wollen Akten vernichten – sicher und datenschutzkonform? Kontaktieren Sie gerne unser documentus-Team unter der Telefonnummer +49 40 2530424-0.

Das Wichtigste in Kürze

• Die Schutzklasse 1 hat die niedrigsten Auflagen bei interner Datenspeicherung. Sie entspricht dem Mindestmaß an Datenschutz für intern genutzte Daten, z. B. Postwurfsendungen, Schriftverkehr, Kataloge und Notizen.
• Die Schutzklasse 2 ist für vertrauliche Daten mit hohem Schutzbedarf. Sie gilt für Daten wie Personendaten, Angebote im Geschäftsverkehr und Identifikationskarten.
• Die Schutzklasse 3 betrifft Daten mit sehr hohem Geheimhaltungsbedarf. Zu dieser höchsten Schutzstufe zählen besonders schützenswerte Informationen wie Militärgeheimnisse, Forschungs- und Geheimdienstdaten.

Datenschutzkonforme Entsorgung nach DIN 66399

Die zunehmende Nutzung moderner digitaler Medien und die wachsende Datenflut im Geschäftsalltag haben zu bedeutenden gesetzlichen Änderungen geführt. Die Einführung der neuen DIN 66399 ist eine Reaktion des Gesetzgebers auf diese Entwicklungen.

Diese Norm legt strikte Vorgaben für die Vernichtung von Datenträgern und Akten fest, um den steigenden Anforderungen an Datenschutz und -sicherheit gerecht zu werden.

Welche Schutzklassen für Dokumente gibt es?

Die DIN 66399 etabliert ein differenziertes System mit drei Schutzklassen (Schutzklasse 1, Schutzklasse 2 und Schutzklasse 3) zur Bewertung des Schutzbedarfs von Informationen. Jede Klasse legt spezifische Anforderungen für die Vernichtung fest, basierend auf dem Inhalt der Daten und deren Schutzbedarf:

• Schutzklasse 1 betrifft Daten mit geringem Schutzbedarf, wie intern genutzte Informationen.
• Schutzklasse 2 bezieht sich auf vertrauliche Daten, wie Personendaten, die bei Missbrauch erhebliche Beeinträchtigungen verursachen können.
• Schutzklasse 3 umfasst Daten von höchster Geheimhaltungsstufe, wie Militärgeheimnisse.

Die klare Unterscheidung ermöglicht eine präzise Anpassung der Sicherheitsmaßnahmen bei der Vernichtung sensibler Informationen. Zugleich werden ein angemessener Datenschutz gewährleistet und potenzielle Schäden für Betroffene verhindert.

Die Schutzklassen nach DIN 66399 im Überblick

Die DIN 66399 definiert drei Schutzklassen, die den Grad der Geheimhaltung und den Schutzbedarf von Informationen bewerten.

Schutzklasse 1

Diese Schutzklasse bezieht sich auf Daten, die intern genutzt werden, und fordert lediglich ein Mindestmaß an Datenschutz. Obwohl der Schutzbedarf niedriger ist, könnte der Missbrauch dieser Daten dennoch zu wirtschaftlichen Schäden bei Betroffenen führen.

Hierzu gehören unter anderem:

• Postwurfsendungen mit Personalisierung
• Schriftverkehr
• Kataloge mit Adressen
• Notizen

Schutzklasse 2

In diese Schutzklasse fallen Daten mit einem hohen Schutzbedarf, da ihr Missbrauch zu erheblichen Beeinträchtigungen der betroffenen Personen führen kann. Dies betrifft sowohl gesellschaftliche Positionen als auch wirtschaftliche Situationen.

Beispiele für betroffene Daten sind:

• Personaldaten
• Anfragen und Angebote im Geschäftsverkehr
• Identifikationskarten

Schutzklasse 3

Die Daten in dieser Schutzklasse sind besonders schützenswert und müssen strikt geheim gehalten werden. Verstöße gegen die Geheimhaltung können erhebliche Gefahren für die betroffenen Personen bedeuten, einschließlich Gefahren für Leib und Leben sowie Freiheitsrechte.

Darüber hinaus würden Verletzungen des Datenschutzes in dieser Kategorie auch Gesetzesverletzungen und den Bruch des Berufsgeheimnisses umfassen.

In diese Klasse gehören unter anderem:

• Militärgeheimnisse
• Forschungsdaten
• Geheimdienstdaten

Aktenvernichtung nach zertifizierten Standards

Die Einhaltung zertifizierter Standards, wie sie in der DIN 66399 festgelegt sind, spielt eine entscheidende Rolle für die professionelle Aktenvernichtung. Diese Norm geht über die Klassifizierung von Informationen hinaus und gibt auch klare Vorgaben für den Betrieb von Anlagen und Maschinen während des Vernichtungsprozesses.
Als Dienstleister für Aktenvernichtung erfüllt documentus diese strengen Vorgaben, um die Sicherheit Ihrer Daten zu jeder Zeit zu gewährleisten.

In einer zunehmend umweltbewussten Welt ist eine nachhaltige Aktenvernichtung ein wichtiger Beitrag für eine bessere Zukunft. Wir laden Sie ein, unsere modernen und sicheren Prozesse zu entdecken, die nicht nur sensible Daten schützen, sondern auch die Umwelt proaktiv zu unterstützen.

ie suchen einen Profi für die nachhaltige Aktenvernichtung? Willkommen bei documentus – Ihrem Partner für professionelle Entsorgung & Archivierung sensibler Daten. Bei Fragen erreichen Sie uns jederzeit unter der +49 40 2530424-0.

Das Wichtigste in Kürze

• Die umweltbewusste Aktenvernichtung trägt dazu bei, die Umweltauswirkungen zu reduzieren, indem Altpapier ordnungsgemäß recycelt und in die Kreislaufwirtschaft zurückgeführt wird.
• Bei documentus handeln wir ökologisch verantwortungsvoll, nicht nur bei der Entsorgung von Papier, sondern auch bei der datenschutzkonformen Vernichtung von Informationen nach DIN-Normen.
• Gemeinsam mit dem WWF engagieren wir uns für eine nachhaltige Zukunft, indem wir gemeinsame Ziele für den Umweltschutz verfolgen und innovative Lösungen entwickeln.
• Auch indem wir umweltfreundliche Materialien wählen, Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im umweltbewussten Handeln schulen und regelmäßig die Prozesse überprüfen, erfüllen wir die bestmöglichen Umweltstandards.

Die Bedeutung einer nachhaltigen Perspektive

Immer mehr Unternehmen setzen auf ökologische Verantwortung und versuchen, ihre Geschäftsprozesse umweltfreundlicher zu gestalten. Auch bei der Aktenvernichtung spielt Nachhaltigkeit eine wichtige Rolle. Denn durch die richtige Entsorgung von Altpapier kann ein wichtiger Beitrag zur Schonung unserer Umwelt geleistet werden.

Dabei geht es nicht nur um den Verzicht auf unnötiges Papier, sondern auch darum, wie das Papier entsorgt wird. Hierbei kommt es darauf an, dass das Altpapier ordnungsgemäß recycelt und damit in die Kreislaufwirtschaft zurückgeführt wird. Nur so kann sichergestellt werden, dass die natürlichen Ressourcen geschont und ein Beitrag zum Klimaschutz geleistet werden.

Ökologische Verantwortung bei der Aktenvernichtung

Als Unternehmen tragen wir Verantwortung für unsere Umwelt und sollten uns daher auch bei der Aktenvernichtung ökologisch verantwortungsvoll verhalten. Eine nachhaltige Perspektive bedeutet hierbei nicht nur die richtige Entsorgung, sondern auch die Verantwortung, Informationen DIN-konform zu vernichten.

In einer hermetisch gesicherten Schleuse in vollständig gesicherten Bereichen entladen wir Ihre Daten und vernichten diese – maßgeblich ist dabei die datenschutzkonforme Sicherheitsstufe gemäß DIN 66399. Indem wir Papierabfälle sortieren und dem Recycling zuführen, tragen wir dazu bei, dass wertvolle Ressourcen geschont werden. Wir sind ein Unternehmen, das auf eine nachhaltige Aktenvernichtung spezialisiert ist und dabei sowohl den Schutz sensibler Daten als auch die ökologischen Auswirkungen der Prozesse berücksichtigt.

Mit unserer Kooperation mit dem WWF zeigen wir Verantwortung für die Zukunft und leisten einen Beitrag zum Umweltschutz – gemeinsam setzen wir uns für eine nachhaltige Kreislaufwirtschaft ein und können so aktiv etwas für unseren Planeten tun.

Die Rückführung von Sekundärrohstoffen in die Kreislaufwirtschaft

Durch das Recycling von Papier und anderem Material können wertvolle Rohstoffe gespart und somit die Umwelt geschont werden. Bei unserer Arbeit legen wir großen Wert darauf, dass alle Materialien, die bei der Vernichtung anfallen, sorgfältig sortiert und zur Wiederverwertung aufbereitet werden. Dies trägt nicht nur dazu bei, Ressourcen zu sparen, sondern auch den CO2-Ausstoß zu reduzieren.

Gemeinsam mit dem WWF arbeiten wir daran, unsere Prozesse weiter zu optimieren und noch nachhaltiger zu gestalten – denn nur so können wir sicherstellen, dass auch kommende Generationen eine intakte Natur vorfinden werden.

Nachhaltigkeit in der Aktenvernichtung

Wir sind uns unserer ökologischen Verantwortung bewusst und sehen deshalb den Umweltschutz als integralen Bestandteil unseres Unternehmenswerts. Dies bedeutet, dass wir bei der Vernichtung Ihrer Akten nicht nur darauf achten, dass diese vollständig und sicher vernichtet werden, sondern auch darauf, dass das Papiermaterial wiederverwertet werden kann. Durch die Anwendung modernster Schreddertechnologien stellen wir sicher, dass der Energieverbrauch während des Prozesses optimiert wird.

Zudem achten wir auf die Auswahl von umweltfreundlichen Materialien, die kontinuierliche Schulung unserer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Hinblick auf umweltbewusstes Handeln und die regelmäßige Überprüfung unserer Prozesse, um stets den höchsten Umweltstandards gerecht zu werden. Durch diese Maßnahme tragen wir dazu bei, den Ressourcenverbrauch zu reduzieren und somit einen Beitrag zur Schonung unserer Umwelt zu leisten.

Verantwortung für die Zukunft – gemeinsam mit dem WWF

In unserer Verantwortung für die Zukunft sind wir eine wegweisende Kooperation mit dem WWF eingegangen, um eine nachhaltige Aktenvernichtung zu fördern. Durch diese Partnerschaft streben wir Synergieeffekte an und setzen gemeinsame Ziele für den Umweltschutz.

Unser Commitment zu umweltfreundlichen Geschäftspraktiken wird durch die enge Zusammenarbeit mit dem WWF gestärkt, um innovative Lösungen zu entwickeln und einen positiven Einfluss auf die Umwelt zu nehmen. Gemeinsam setzen wir uns für eine nachhaltige Zukunft ein, in der verantwortungsbewusste Geschäftsentscheidungen Hand in Hand mit dem Schutz unserer Umwelt gehen.

Nachhaltigkeit im Fokus: unser Beitrag für die Umwelt

Unsere umfassende Nachhaltigkeitsstrategie und Umweltengagement-Maßnahmen spiegeln unsere ökologische Verantwortung wider. Wir setzen uns dafür ein, Ressourcen effizient zu nutzen, den ökologischen Fußabdruck zu minimieren und Umweltauswirkungen zu reduzieren. Durch ständige Evaluation und Innovation verfolgen wir eine nachhaltige Zukunft.

Unsere aktuellen und zukünftigen Schritte zielen darauf ab, ökologische Herausforderungen anzugehen und eine ressourcenschonende Unternehmenspraxis zu etablieren, die langfristig zum Umweltschutz beiträgt.

Schützen wir gemeinsam unsere Umwelt

Wir möchten diesen Beitrag mit einem dringenden Aufruf zum nachhaltigen Handeln schließen. Jeder kann einen Beitrag leisten, sei es durch bewussten Ressourcenverbrauch, Recycling oder die Unterstützung umweltfreundlicher Initiativen.

Wir ermutigen alle zur Partizipation und Mitwirkung – sei es in Unternehmen, Gemeinschaften oder dem persönlichen Umfeld. Die Verantwortung eines und einer jeden Einzelnen ist letztlich der entscheidende Schritt, der unsere Zukunft bestimmt. Bei allen Entscheidungen, die unser tägliches Leben beeinflussen, sollten wir dies im Hinterkopf behalten.

Durch kollektive Anstrengungen können wir positive Veränderungen bewirken und eine lebenswerte Zukunft für kommende Generationen sichern. Hand in Hand setzen wir uns dafür ein, unsere Umwelt zu schützen und nachhaltiges Handeln zu fördern.

Wir blicken voller Stolz auf drei Jahrzehnte voller Innovation, Wachstum und Engagement zurück. Seit unserer Gründung als Tochterunternehmen der Resebeck GmbH im Jahr 1993 hat sich viel verändert, aber unser Engagement für Qualität und Vertrauen ist konstant geblieben.

Investitionen und Service-Ausbau

Im Laufe der Jahre haben wir stetig in unseren Fuhrpark und unsere Technologie investiert, um unseren Kund:innen den bestmöglichen Service zu bieten. Ein Höhepunkt war sicherlich die Inbetriebnahme eines neuen Festplattenschredders, der neue Maßstäbe in der sicheren Datenvernichtung setzte.

2011 war ein weiterer Meilenstein in unserer Geschichte: Wir bezogen unseren neuen Firmensitz in Göttingen. Mit dem Umzug konnten wir unsere Kapazitäten erweitern und gleichzeitig sicherheitsrelevante Aspekte noch stärker berücksichtigen.

Doch wir ruhten uns nicht auf unseren Lorbeeren aus. Immer auf der Suche nach Möglichkeiten zur Verbesserung erweiterten wir unseren Fuhrpark und nahmen einen Spezialschredder für Kunststoffdatenträger in Betrieb. Zudem erhielten wir das Datenschutzgütesiegel des unabhängigen Landeszentrums für Datenschutz Schleswig-Holstein.

Im Jahr 2017 erweiterten wir unser Betriebsgelände und nahmen ein neues Sicherheitsarchiv in Betrieb. Mit rund 600 Quadratmetern Fläche und gut 950 Stellplätzen für einzulagernde Paletten voller Archivalien setzten wir neue Standards in der sicheren Archivierung.

Umfirmierung und Digitalisierung

Ein weiterer großer Schritt nach vorne war 2018 die neue Partnerschaft. Aus Reisswolf Göttingen wurde die documentus GmbH Göttingen. Damit signalisierten wir unsere verstärkte Ausrichtung auf digitale Kompetenz.

Heute: Umfangreiche qualitative Dienstleistungen

Heute, 30 Jahre nach unserer Gründung, sind wir mehr als nur ein Entsorgungsfachbetrieb. Wir bieten unseren Kund:innen ein Rundum-Sorglos-Paket, das von der revisionssicheren Digitalisierung von Dokumenten und Schriftstücken bis hin zur Entsorgung von Elektro- und Elektronikschrott reicht. Und wir sind stolz darauf, dass wir dieses hohe Niveau an Service und Qualität seit nunmehr drei Jahrzehnten aufrechterhalten können.Wir möchten uns bei all unseren Kund:innen und Partner:innen bedanken, die uns auf dieser Reise begleitet haben. Ohne Sie alle wäre dieses Jubiläum nicht möglich gewesen. Wir freuen uns auf viele weitere Jahre der Zusammenarbeit!

Die Preise für Aktenvernichtung in Deutschland variieren stark und können oft undurchsichtig sein. Heute informieren wir Sie über die wichtigsten Faktoren, die Einfluss auf den Preis einer Aktenvernichtung haben – und wie Ihr Unternehmen bei documentus finanziell von transparenter Preisgestaltung profitiert. 

Inhaltsverzeichnis

1. Das Wichtigste in Kürze
2. Warum variieren die Kosten bei der Aktenvernichtung?
3. Aktenmenge und Gewicht
4. Sicherheitsstufe der Vernichtung
5. Zusätzliche Serviceleistungen 

Warum variieren die Kosten bei der Aktenvernichtung?

Erst einmal ist es wichtig zu wissen, dass es in Deutschland keine einheitlichen Preise für Aktenvernichtung gibt. Je nach Region und Aktenvernichtungsunternehmen variieren die Preise. Zusätzlich dazu basiert die Preisgestaltung bei der Aktenvernichtung auf verschiedenen Einflussfaktoren. Bei den meisten Aktenvernichtungsunternehmen wirken sich zusätzlich folgende Faktoren maßgeblich aus:

• Pauschale für die Anfahrt zum Unternehmen
• Aufwand der Lieferung der Sicherheitsbehälter an den gewünschten Standort
• Art des Services (mobile Aktenvernichtung, einmalige Aktenvernichtung, regelmäßige Aktenvernichtung, Selbstanlieferung)
• Schutzklasse der Akten (Schutzklasse 1, 2 oder 3)
• Sicherheitsstufe der Akten (Sicherheitsstufe 1, 2, 3, 4, 5, 6 oder 7)
• Größe des Sicherheitsbehälters oder Menge der Akten

Aktenmenge und Gewicht

Bei documentus mit Standorten in ganz Deutschland profitieren Sie bei der Aktenvernichtung von einem unkomplizierten Rundumservice und einer klaren Preisstruktur. Wir kümmern uns von Anfang bis Ende um alles. So funktioniert es:

Sicherheitsstufe und Schutzklasse der Vernichtung

Die Sicherheitsstufe der zu vernichtenden Akten ist bei anderen Aktenvernichtungsunternehmen ein Faktor für den Preis. Je höher die Sicherheitsstufe ist, desto höher der Preis. Aber was versteht man eigentlich unter der Sicherheitsstufe? Sie bezieht sich darauf, wie einfach die Akten nach Vernichtung reproduziert bzw. wiederhergestellt werden können. Das geschieht nach der Norm DIN 66399. Hier ein Überblick über die sieben Sicherheitsstufen:

1. Allgemeine Daten – Einfacher Aufwand bei Reproduktion
2. Interne Daten – Besonderer Aufwand bei Reproduktion
3. Sensible Daten – Erheblicher Aufwand bei Reproduktion
4. Besonders sensible Daten – Außergewöhnlicher Aufwand bei Reproduktion
5. Geheimzuhaltende Daten – Zweifelhafte Methoden bei Reproduktion
6. Geheime Hochsicherheitsdaten – Reproduktion technisch nicht möglich
7. Topsecret Hochsicherheitsdaten – Reproduktion ausgeschlossen

Wichtiger Hinweis: Bei personenbezogenen Daten muss immer mindestens die Sicherheitsstufe 3 zum Einsatz kommen. 

Die Sicherheitsstufe von Akten ist eng mit den drei Schutzklassen verbunden und basiert ebenfalls auf Norm DIN 66399:

Kosten-Nutzen-Verhältnis bei höheren Sicherheitsstufen: Bei höheren Sicherheitsstufen ist es wichtig, das Kosten-Nutzen-Verhältnis zu berücksichtigen. Während die Vernichtung von hochsensiblen Daten höhere Kosten verursachen kann, bietet sie gleichzeitig einen erheblichen Schutz vor potenziellen Datenlecks und Datenschutzverletzungen. Die Wahl der richtigen Sicherheitsstufe sollte daher in Abhängigkeit von den individuellen Anforderungen und dem Schutzbedarf Ihres Unternehmens erfolgen.

Zusätzliche Serviceleistungen

Zusätzliche oder optionale Serviceleistungen sind immer mit Mehrkosten verbunden, können aber in vielen Fällen unerlässlich sein. Folgende Serviceleistungen bieten wir Ihnen zusätzlich zur Aktenvernichtung:

• Aktenarchivierung/Aktenlagerung
• Digitalisierung
• E-Schrott Entsorgung
• Plagiats- und Produktvernichtung

Ganz kostenlos für Sie ist unsere Zusammenarbeit mit dem WWF. Wir sind uns unserer ökologischen Verantwortung bewusst und recyceln vernichtete Akten nachhaltig – und das bereits seit 2018.
Mit documentus haben Sie einen Partner mit 30 Jahren Erfahrung am Markt an Ihrer Seite. Wir freuen uns in ganz Deutschland auf Ihren Auftrag zur Aktenvernichtung, Datenvernichtung, Archivierung oder Digitalisierung. Kontaktieren Sie uns jetzt unverbindlich!