Aktenlagerung
Aktenlagerung – Dokumente sicher aufbewahren
Zur Aufbewahrung von Akten in einem physischen oder digitalen Archiv nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ist auch Ihr Unternehmen verpflichtet. Hierbei gewinnen Aspekte wie Sicherheit und Datenschutz zunehmend an Bedeutung und setzen bei Ihnen einen sensiblen Umgang mit allen Geschäftsunterlagen voraus.
Wir von documentus entwickeln individuelle und kostenbewusste Lösungen für die physische Aktenlagerung sowie digitale Services. Als einer der Marktführer in der Branche sind wir bundesweit tätig und begleiten Unternehmen aller Branchen – von der reinen Aktenlagerung bis hin zur vollständigen digitalen Archivierung. Kommen Sie auf uns zu, um mehr über den korrekten Umgang mit Ihren Akten und weiteren Dokumenten Ihres Unternehmens zu erfahren.
Warum Aktenlagerung mit documentus?
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Weil wir seit mehr als 20 Jahren Akten unserer Kundschaft lagern und archivieren. Sicherheit und der professionelle Umgang mit sensiblen Unterlagen sind Treiber und Erfolgsgarant.
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Weil wir Ihnen helfen, Ihre analoge Ordner- und Ablagestruktur individueller und effizienter zu gestalten. Ressourcen werden freigesetzt und gleichzeitig reduzieren sich Ihre Raum- und Personalkosten maximal.
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Weil Sie rund um die Uhr einen Überblick über Ihre Dokumente haben und das breite Servicespektrum „rund um Ihre Akte“ nutzen können. So individuell Ihre Organisationseinheit; so individuell sind die von documentus erarbeitenden Lösungs- und Leistungsattribute.
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Weil wir nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen eine DSGVO-konforme Aktenvernichtung nach ISO 21964 sicherstellen – alles aus einer Hand, lückenlos dokumentiert.
Akten einfach archivieren und lagern – physisch oder digital
Interne Akten und geschäftliche Dokumente gehören zum Arbeitsalltag aller Branchen. Ob Rechnungen, Personalakten oder Kontoauszüge, alle Akten sind sachgerecht zu lagern und gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vorzuhalten.
Die physische Aktenlagerung in unseren documentus Archivkartons bleibt für viele Unternehmen die bewährte Lösung. In unseren datenschutzkonformen und zugriffssicheren Archivzentren bewahren wir Ihre Unterlagen sicher auf. Sie entscheiden flexibel, wie Sie auf Ihre Akten zugreifen möchten: Wir stellen Ihnen die benötigten Unterlagen entweder physisch oder digital zu.
Gewinnen Sie durch die Auslagerung Ihrer Akten mehr Platz in Ihrem Unternehmen und absolute Sicherheit im Bereich Datenschutz. Mit documentus gehen Sie mit sensiblen Dokumenten und Geschäftsunterlagen verlässlich und verantwortungsvoll um.
Aktenlagerung, Archivierung und Digitalisierung – der Unterschied
Die Begriffe werden im Alltag oft gleichgesetzt – dabei unterscheiden sie sich grundlegend:
- Aktenlagerung bezeichnet die physische, strukturierte Aufbewahrung von Papierdokumenten in gesicherten Räumlichkeiten. Sie ist die klassische, bewährte Lösung – insbesondere für Dokumente, die im Original vorliegen müssen.
- Digitalisierung meint die Umwandlung physischer Dokumente in digitale Formate, z. B. durch Scannen. documentus bietet dafür verlässliche Scan- und Digitalisierungsprozesse an.
- Digitale Archivierung geht weiter: Sie umfasst die revisionssichere, GoBD-konforme Langzeitaufbewahrung digitalisierter Dokumente – und ist der nächste logische Schritt nach der Digitalisierung.
documentus begleitet Sie auf allen drei Stufen – ob Sie zunächst bei der physischen Lagerung bleiben, schrittweise digitalisieren oder direkt auf ein volldigitales Archivmodell umsteigen möchten.
Wie sieht eine revisionssichere Aktenarchivierung aus?
Für eine rechtssichere und GoBD-konforme Aufbewahrung bietet documentus sowohl die traditionelle physische Lagerung als auch digitale Archivierungslösungen an. Beide Varianten entsprechen den gesetzlichen Anforderungen und gewährleisten eine verantwortungsvolle Handhabung im Sinne des Datenschutzes.
Sofern Sie die sogenannten „dokumentierten und nachweisbaren Bearbeitungsschritte“ im Rahmen der Archivierung Ihrer Akten einhalten, gewinnen Sie Rechtssicherheit. Bei der physischen Lagerung erfolgt dies durch unsere systematische Einlagerung und Dokumentation, bei digitalen Lösungen durch verlässliche und professionelle Scan- und Digitalisierungsprozesse.
Wir begleiten Sie bei der Wahl der für Sie optimalen Lösung, kümmern uns um eine DSGVO- und ISO-21964-konforme Vernichtung physischer Akten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen und vieles mehr. Sprechen Sie uns noch heute an, um Rechtssicherheit bei der Aktenarchivierung zu gewinnen.
Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMS) bei der Aktenlagerung
Sowohl bei der physischen als auch bei der digitalen Aktenlagerung sind die Anforderungen der DSGVO an technische und organisatorische Maßnahmen (TOMS) einzuhalten. Bei documentus bedeutet das konkret beispielsweise:
- Zugriffskontrolle und Zutrittsschutz in unseren Archivzentren
- GPS-überwachte Fahrzeuge mit geschultem Personal (geprüfte Führungszeugnisse) für den Transport
- Lückenlose Dokumentation aller Einlagerungs-, Zugriffs- und Vernichtungsvorgänge
- Rollenbasierte Zugriffsrechte im Webportal für digitale Aktenanforderungen
Diese Maßnahmen schützen nicht nur Ihre Daten – sie sichern auch Ihre Compliance gegenüber Behörden und Auditoren ab.
Lohnt sich eine physische Aktenlagerung weiterhin?
Die physische Aktenlagerung bleibt für viele Unternehmen eine bewährte und sichere Lösung. In unseren documentus Archivkartons und den professionelle Archivlagerstandorten bewahren wir Ihre Unterlagen zuverlässig und gesetzeskonform auf. Besonders bei Dokumenten mit gesetzlichen Aufbewahrungsfristen oder solchen, die im Original vorliegen müssen, ist die physische Lagerung oft unverzichtbar.
Sie entscheiden flexibel, wie Sie auf Ihre Akten zugreifen möchten: Wir stellen Ihnen die benötigten Unterlagen entweder physisch zu oder nutzen unseren Service für eine digitale Übermittlung einzelner Dokumente. So kombinieren Sie die Vorteile der sicheren physischen Aufbewahrung mit der Flexibilität digitaler Zugriffsmöglichkeiten.
Unsere Experten und Expertinnen beraten Sie individuell, welche Lagerungslösung für Ihre spezifischen Anforderungen optimal ist – ob rein physisch, digital oder eine Kombination aus beiden Varianten. Die Umstellung auf elektronische Aktenlagerung kann bei Bedarf schrittweise erfolgen, ganz nach Ihren persönlichen Vorgaben und den gesetzlichen Vorschriften.
Übersicht über die Aufbewahrungsfristen
Es gelten strikte Vorgaben und Fristen für die rechtssichere Aktenaufbewahrung – auch für Ihr Unternehmen. Die Einlagerung und Aktenaufbewahrung hat über Jahre hinweg zu erfolgen, wobei die Art der Akten die Dauer der Aufbewahrung in Ihrem Archiv vorgibt.
In unserem Bereich „Aufbewahrungsfristen für Akten“ finden Sie umfassende Informationen zur Frage, wie lange die Archivierung und Aufbewahrung bestimmter Akten zu erfolgen hat. Orientieren Sie sich an den Daten und Tabellen unserer Webseite oder sprechen Sie uns direkt persönlich an, um mehr über die physische oder digitale Aktenlagerung sowie eine mögliche Aktenvernichtung gemäß ISO 21964 für bestimmte Akten zu erfahren.
Was passiert mit Ihren Akten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist?
Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht müssen Akten datenschutzkonform vernichtet werden – eine einfache Entsorgung im Altpapier genügt nicht. documentus übernimmt diese Vernichtung vollständig nach ISO 21964 (dem maßgeblichen Standard für Akten- und Datenträgervernichtung) und stellt sicher, dass alle Prozesse auch der Abfallhierarchie entsprechen:
- Recycling steht im Vordergrund: Das gesammelte Altpapier wird vollständig in Deutschland verarbeitet – das reduziert den CO₂-Fußabdruck und schließt den Kreislauf nachhaltig (Grundlage unserer WWF-Partnerschaft).
- Keine Verbrennung als Standard: Wir vermeiden energetische Verwertung oder Beseitigung, wo immer möglich – im Einklang mit der gesetzlichen Abfallhierarchie (Vermeidung → Vorbereitung zur Wiederverwendung – Recycling → sonstige Verwertung → Beseitigung).
- Zertifizierte Vernichtungsprozesse: Unsere externen Zertifikate belegen die Einhaltung von ISO 21964, Teil 2 (Maschinen) und Teil 3 (Abwicklungsprozess).
Sie erhalten nach der Vernichtung ein Vernichtungsprotokoll als Nachweis gegenüber Behörden und Datenschutzbehörden.
Mit documentus zur verlässlichen Aktenaufbewahrung
Mit über 20 Jahren Erfahrung ist documentus Ihr bundesweiter Partner, um neue, individuelle Strukturen für die physische und digitale Lagerung sowie rechtssichere Aktenaufbewahrung und Aktenvernichtung zu schaffen. Wir helfen Ihnen, Daten und Unterlagen gemäß Datenschutz rechtssicher aufzubewahren – in documentus Archivkartons oder digital.
Sprechen Sie uns noch heute an, um eine systematische Lösung für Ihre Anforderungen zu finden und Ihren Arbeitsalltag mit individuellen Lösungen und Leistungen bei allen Aktenzugriffen spürbar zu beschleunigen – unser Service freut sich auf Sie!
Vertrauen Sie auf unseren Service. Gerne erzählen wir Ihnen mehr darüber:
So funktioniert die Aktenlagerung mit documentus:
Anfrage
Unser Vertriebsteam freut sich über Ihren Anruf oder Ihre E-Mail. Gerne beraten wir Sie!
Beratung
Bei einem persönlichen Gespräch finden wir gemeinsam die für Sie wirtschaftlichste Lösung.
Auftragserteilung
Sie erhalten auf Basis des geführten Gesprächs ein auf Sie zugeschnittenes Angebot.
Abholung
Wir holen in speziellen Archivkartons Ihre Akten ab und fahren diese in GPS-überwachten und speziell gesicherten Fahrzeugen in unser Archivlager.
Einlagerung
Hier werden Ihre Akten unter strengen technischen und organisatorischen Sicherheitsanforderungen eingelagert.
Service + Zugriff
Der Zugriff und die Verwaltung Ihrer Akten wird Ihnen durch unser Webportal ermöglicht. Sie können diese anfordern, vernichten lassen oder weitere Akten einlagern.
Log-In dos+
Hier finden Sie den Zugang zu Ihrer Archiv-Verwaltungssoftware – Ihrem analogen und digitalen Sicherheitsarchiv.
Aufbewahrungsfristen
Nicht länger als nötig. So schnell wie möglich.
Neben steuerlichen Aspekten ist es vor allem die Rechtsvorschrift des HGB, welches zur Aufbewahrung von Unterlagen verpflichtet. Sie möchten wissen, welche Unterlagen / Jahrgänge Sie ab dem 01.01.2026 der Aktenvernichtung zuführen dürfen? Dann informiert Sie die aktuelle Liste der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen.