Archivierung
Unsere Aktenarchivierung
Archivierung von Dokumenten, Akten und mehr
Eine moderne Archivierung ist mehr als die strukturierte Aufbewahrung relevanter Dokumente Ihres Unternehmens. Gesetzliche Vorgaben zum Datenschutz oder zur Aufbewahrung nach GoBD in elektronischer Form stellen Unternehmen aller Branchen vor technische und organisatorische Herausforderungen. Mit documentus gewinnen Sie die Sicherheit, jedes Dokument und jeden Ordner digital sicher aufzubewahren und Ihren Pflichten bezüglich der Aufbewahrungsfristen und im Umgang mit sensiblen Informationen nachzukommen. Als Spezialist für Akten- und Datenträgervernichtung, Digitalisierung und Archivierung unterstützen wir Sie dabei, Ihre Archivlösung GoBD- und DSGVO-konform aufzusetzen und dauerhaft sicher zu betreiben.
Sie möchten ein zeitgemäßes Archivsystem einführen oder mehr über die moderne Dokumentenarchivierung erfahren? Sprechen Sie uns noch heute an und lassen Sie sich von unseren Experten und Expertinnen beraten.
Schaffen auch Sie absolute Sicherheit für Ihre Daten. Kommen Sie auf uns zu:
Wozu braucht es Archivierung?
Jede Archivierung dient dem Zweck, die Daten und Dokumente Ihres Unternehmens über Jahre und Jahrzehnte hinweg verfügbar zu machen. Was in früheren Jahren durch die Ablage oder dauerhafte Lagerung von Papierdokumenten üblich war, wird zunehmend digital durchgeführt.
Unternehmen sind angehalten, die Archivierung für jedes Dokument revisionssicher und nach GoBD durchzuführen. Dies bedeutet auch, dass die Langzeitarchivierung zwingend elektronisch zu erfolgen hat, wobei für jeden Datenzugriff der Datenschutz im Sinne der DSGVO zu berücksichtigen ist.
Vielen Unternehmen fehlen das Wissen und die Erfahrung, um gesetzliche Vorgaben in diesem Bereich einzuhalten, was Risiken und Bußgelder mit sich bringen kann. Auch die Umstellung auf eine digitale Archivierung fällt vielen Firmen ohne externe Hilfe schwer. Hier steht Ihnen documentus als Spezialist mit viel Erfahrung zur Seite.
Archivierung, Aktenlagerung und Digitalisierung – wo liegt der Unterschied?
In der Praxis werden die Begriffe Archivierung, Aktenlagerung und Digitalisierung häufig synonym verwendet – dabei bezeichnen sie unterschiedliche Prozesse mit jeweils eigenen Anforderungen.
- Aktenlagerung bezeichnet die physische, strukturierte Aufbewahrung von Papierdokumenten und Akten in gesicherten Räumlichkeiten. Sie ist ein wichtiger Schritt, aber zunehmend eine auslaufende Lösung.
- Digitalisierung meint die Umwandlung physischer Dokumente in digitale Formate – vom einfachen Einscannen bis hin zu KI-gestützten Prozessen wie dem automatischen Auslesen von Inhalten aus E-Mails oder Formularen. documentus begleitet Sie auf diesem Weg.
- Digitale Archivierung geht einen Schritt weiter: Sie umfasst die revisionssichere, GoBD-konforme und DSGVO-gerechte Langzeitaufbewahrung digitalisierter Dokumente. Nur die digitale Archivierung erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen vollständig.
Die reine Aktenlagerung ohne Digitalisierungs- und Archivierungsstrategie gilt heute als überholter Ansatz. documentus hilft Ihnen, alle drei Bereiche sinnvoll zu verknüpfen oder gezielt den nächsten Schritt zu gehen.
Wie sieht eine revisionssichere Archivierung aus?
Um jedes Dokument und alle Daten sicher im Sinne des Gesetzgebers zu archivieren, müssen Sie jedes Dokument digitalisieren, revisionssicher speichern und gesetzliche Vorgaben der DSGVO und GoBD adäquat berücksichtigen. Folgende Kriterien sollten Sie zum Beispiel im Rahmen der Aufbewahrungspflicht beachten:
- Jedes digital gespeicherte Dokument muss in seiner Originalform vorliegen und kann im Nachhinein nicht verändert werden. Es ist revisionssicher.
- Kein Dokument darf bei der Archivierung verloren gehen und muss sicher und vor Verlust geschützt gespeichert werden, um die Vollständigkeit zu gewährleisten.
- Änderungen im Archiv sowie sämtliche Zugriffe sind mit Zeitstempel zu dokumentieren.
- Nur autorisierte Personen dürfen auf die Inhalte des Archivs zugreifen und darin Dokumente speichern oder löschen.
Welche Besonderheiten Sie individuell bei der Archivierung in Ihrem Betrieb im Rahmen der Aufbewahrungspflicht Ihrer Dokumente beachten müssen, damit diese revisionssicher und gemäß GoBD erfolgt, klären wir gerne mit Ihnen bei einer persönlichen Fachberatung ab.
Aufbewahrungsfristen – unsere Tabelle
Zur Aufbewahrungspflicht gehören auch strikte Aufbewahrungsfristen, die sich durch gesetzliche Vorgaben ergeben. Wird gegen den zeitlichen Rahmen der Aufbewahrungspflicht verstoßen, können hohe Strafen drohen. In der nachfolgenden Tabelle haben wir die Aufbewahrungsfristen für die wichtigsten Daten in Ihrem Unternehmen zusammengefasst, die auch für Sie relevant sein dürften.
Zur Tabelle
| Bankauszüge und Bankbelege | 8 Jahre |
| Betriebskostenabrechnungen | 8 Jahre |
| Bilanzen | 10 Jahre |
| EDV-Unterlagen | 10 Jahre |
| Gehaltslisten | 10 Jahre |
| Geschäftsberichte und -briefe | 10 Jahre |
| Inkassobücher & Quittungen | 10 Jahre |
| Kassenberichte & Kontoauszüge | 8 Jahre |
| Personalunterlagen | 6 Jahre |
| Rechnungsunterlagen | 8 Jahre |
Sie vermissen die Aufbewahrungsfristen zu einem bestimmten Dokument oder benötigen eine andere wichtige Information? Sprechen Sie uns an – gerne stellen wir Ihnen eine detailliertere Tabelle zur Verfügung!
Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMS) in der Archivierung
Die DSGVO verpflichtet Unternehmen dazu, beim Umgang mit personenbezogenen Daten geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOMS) zu implementieren.
Im Bereich der digitalen Archivierung bedeutet dies konkret beispielsweise:
- Zugriffsschutz durch rollenbasierte Berechtigungskonzepte
- Lückenlose Protokollierung aller Zugriffe und Änderungen
- Sichere Datenverschlüsselung bei der Übertragung und Speicherung
- Regelmäßige Datensicherung und Notfallwiederherstellun
documentus unterstützt Sie dabei, die erforderlichen TOMS für Ihre digitale Archivierung zu definieren, zu dokumentieren und dauerhaft einzuhalten.
Was zeichnet documentus als Partner aus?
Um Ihre Ablage und Archivierung für jedes Dokument sicher und rechtskonform zu gestalten, sind rechtliches Wissen und Erfahrung in Themenbereichen wie Datenschutz und GoBD unerlässlich. Diese bringt documentus als Spezialist für Datenvernichtung, Digitalisierung und Archivierung mit.
Wir helfen Ihrem Unternehmen, sicher auf ein digitales Dokumentenmanagement umzustellen und hierbei Schritt für Schritt alle gesetzlichen Anforderungen vom Datenschutz bis zur Revisionssicherheit zu erfüllen. Nutzen Sie zum Beispiel docuArchiv als intelligente Archiv-Verwaltungssoftware, die wir gerne für Sie einrichten und Ihnen die Einarbeitung erleichtern. Als einer der Marktführer in der Branche sind wir bundesweit tätig – von Flensburg bis Füssen, ohne Lücken in der Abdeckung.
Gehen Sie keine gesetzlichen Risiken ein und stellen Sie zeitnah Ihr Unternehmen GoBD- und DSGVO-konforme Archivierung unter Beachtung aller Aufbewahrungsfristen und -pflichten um – unsere Spezialisten und Spezialistinnen helfen Ihnen kompetent und mit einer nachhaltigen Philosophie weiter, damit Sie Ihrer Daten sicher aufbewahren und revisionssicher speichern können!
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